Het digitale personeelsdossier: de do’s en dont’s
Er zijn nog maar weinig personeelsfunctionarissen te vinden die in hun kamer een goed bewaakte kast met personeelsdossiers hebben staan. Steeds vaker worden personeelsdossiers volledig digitaal bewaard. Wat zijn daarbij aandachtspunten?
Richtlijnen Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
Op de website van de AP staat uitgebreide informatie over hoe de AP vindt dat met personeelsdossiers omgegaan moet worden. De basis voor die richtlijnen vormen de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Omdat de AVG op veel onderdelen geen harde regels geeft, maar enkel meldt dat gegevensverwerking niet verder mag strekken dan “noodzakelijk” is, heeft de AP daar een aantal handvatten voor gegeven. Bij toepassing van die richtlijnen zit de werkgever in principe goed.
De hoofdlijnen zijn:
- Zorg dat de personeelsgegevens goed beveiligd zijn;
- Zorg dat alleen personen voor wie het noodzakelijk is dat zij toegang hebben tot het personeelsdossier, daar digitaal toegang toe hebben. Maak daarbij zo mogelijk onderscheid tussen verschillende onderdelen van het dossier (bijvoorbeeld persoons- en salarisgegevens en functioneringsgegevens of een re-integratiedossier);
- Sla in het dossier alleen zaken op die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
- Informeer de werknemer over wat er in het digitale personeelsdossier opgeslagen wordt, waarom en op welke grond;
- De werknemer heeft recht op inzage van het dossier en ook het recht om gegevens te rectificeren, beperken of te laten verwijderen (binnen de kaders van de AVG);
- Bewaar de gegevens niet langer dan noodzakelijk is (hoofdlijn: fiscale/salarisgegevens tot 7 jaar na einde dienstverband, kopie paspoort en loonheffingsverklaring tot 5 jaar na einde dienstverband en andere gegevens tot 2 jaar na einde dienstverband).
Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst
Bedenk bij het opnemen van gegevens in het personeelsdossier wat er nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst. Aantekeningen over het functioneren van de werknemer mogen in het dossier opgenomen worden, net als gespreksverslagen, waarschuwingen en andere brieven. Medische gegevens mogen niet opgeslagen worden. Strafrechtelijke gegevens mogen alleen in het dossier opgenomen worden als ze betrekking hebben op de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
Vernietiging schriftelijk personeelsdossier? Let op!
Als het personeelsdossier veilig digitaal opgeslagen is, dan mag het papieren dossier vernietigd worden. Daarbij past nog wel een opmerking. Het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering kent een bepaalde bewijskracht toe aan een originele, door beide partijen getekende overeenkomst. Dit wordt een ‘onderhandse akte; genoemd. Een onderhandse akte levert dwingend bewijs op tussen de partijen die de akte tot stand gebracht hebben. Als een dergelijke originele akte getoond kan worden, dan gaat de rechter er dus vanuit dat wat erin staat tussen partijen geldt. Die bijzondere bewijskracht komt niet toe aan een scan van een onderhandse akte, terwijl de originele akte vernietigd is na digitalisering. Misschien is dit een theoretische discussie. Zo vaak wordt immers niet gesteld dat de inhoud van een arbeidsovereenkomst, een addendum daarop of bijvoorbeeld een vaststellingsovereenkomst niet overeengekomen is. Maar als dat gebeurt en er is geen origineel meer beschikbaar, dan kan dat flinke discussies opleveren.
Om helemaal safe te zitten, zouden daarom originele overeenkomsten eigenlijk fysiek bewaard moeten blijven in de kast van de personeelsfunctionaris. Alternatieve oplossing is dat een deugdelijk systeem voor het plaatsen van een elektronische handtekening met certificaat toegepast wordt. Daarmee kan een elektronisch getekende akte dezelfde bewijskracht hebben als een origineel fysiek document. Omdat dit zeker voor relatief kleine werkgevers een kostbare ondertekeningswijze is, is het toch het overwegen waard om voorlopig originele overeenkomsten te blijven bewaren en niet te volstaan met het opslaan van een scan.
Vragen?
Mocht u hierover vragen hebben, aarzel dan niet om contact met Adrenna Arbeidsrechtadvocaten op te nemen. Wij zijn bereikbaar via 058-8100200 en info@adrenna.nl.
